Documentos Externos

Documento Externos

Um documento externo pode ser nato-digital (encaminhado por meio eletrônico) ou digitalizado (documento em papel que tenha sido capturado). 

Neste último caso, é necessário que se autenticá-lo com uso de certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Como inserir um documento externo

Acesse o processo, clique no ícone Incluir Documento  e escolha o tipo de documento externo.

Preencha os campos de cadastramento, anexe o arquivo desejado e clique em Salvar. 

Ao registrar os dados do documento externo, o usuário deverá informar, no campo formato, se ele é Nato-digital ou Digitalizado nesta Unidade. 

Nato-digital -> arquivo a ser registrado foi criado ou recebido por meio eletrônico.

Digitalizado nesta Unidade -> Para documentos obtidos a partir da digitalização de um documento em papel. Selecione uma opção no campo Tipo de Conferência, conforme descrito adiante.

É necessário também informar se o documento físico que foi digitalizado será encaminhado para arquivamento. Caso a caixa 'para arquivamento' seja marcada, posteriormente o documento em papel deverá ser encaminhado à Unidade responsável pelo arquivamento, seguindo as orientações do órgão para transferência de documentos.

Para o preenchimento do campo Tipo de Conferência, considere que:

Cópia autenticada administrativamente: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for uma cópia autenticada administrativamente por servidor público.

Cópia autenticada por cartório: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for uma cópia autenticada em cartório.

Cópia simples: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for uma cópia simples, sem qualquer forma de autenticação.

Documento original: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for o original.